Die Synergist AG bringt kleine und mittlere Unternehmen aus der operativen Überlastung in die Klarheit: mit einer zentralen Datenbank, in der alle fünf Kommunikationskanäle zusammenlaufen — und mit Automatisierung, die täglich echte Arbeit erledigt.
Sy·ner·gist, der — jemand, der Synergien hebt.
Sie mögen es kompakt statt seitenlang? Genau das bauen wir für Ihr Unternehmen — aus viel Information eine klare Essenz.
Umsetzung von KI-Projekten für KMU — alle fünf Kommunikationskanäle laufen in einer Datenbank zusammen.
Operativ statt beratend, in drei Phasen: Transparenz → Automatisierung → Wertsteigerung.
Komplettpakete zum Festpreis, Stundenkontingente oder Partnerschaft auf Erfolgsbasis — Sie wählen.
Inhabergeführte KMU — vom Kleinbetrieb bis über 100 Mitarbeiter. Auch: Krisenbegleitung für Unternehmer.
Viele Unternehmen haben kein Marktproblem. Sie haben Kunden, Produkte, Substanz. Trotzdem schrumpft der Gewinn, die Liquidität wird knapp — und niemand weiss genau, woran es liegt. Was fehlt, ist Transparenz: über Zahlen, Prozesse und Entscheidungen.
Die Substanz ist meist da — sie ist nur nicht sichtbar. Darum beginnen wir immer mit einer vollständigen Übersicht: alle Eingänge, alle Fristen, alle offenen Posten an einem Ort.
Jede Information, die Ihr Unternehmen erreicht, kommt über einen von fünf Kanälen. Heute landen diese Informationen in getrennten Silos — im Briefstapel, im Postfach, im Gedächtnis. Wir führen alle fünf Kanäle in einer zentralen Datenbank zusammen. Dort werden sie automatisch gelesen, verstanden, zugeordnet und in Aufgaben, Fristen und Buchungen verwandelt.
Aufgaben · Fristen · Rechnungen · Zahlungen · Dokumente · Kontakte
KI liest jeden Eingang, ordnet ihn dem richtigen Vorgang zu und stösst die passende Routine an — jeden Tag, automatisch. Die Datenbank liegt lokal bei Ihnen, nicht in einer fremden Cloud.
Ob eine Mahnung per Post kommt, eine Frist per E-Mail oder eine Zusage per WhatsApp: Alles landet am selben Ort und wird nachgehalten. Keine vergessenen Fristen, keine übersehenen Forderungen.
Tägliche Automatik-Läufe verarbeiten die Post, tragen Fristen in den Kalender ein, bereiten Antworten vor und pflegen die Buchhaltung. Ihr Team entscheidet — die Maschine erledigt.
Dieses System ist kein Konzeptpapier. Es läuft täglich produktiv — über mehrere Firmen, Postfächer und hunderte Vorgänge hinweg. Genau dieses System bauen wir bei Ihnen auf, angepasst an Ihre Abläufe.
Die KI arbeitet in klaren Leitplanken — was nach aussen geht, entscheiden Sie.
Briefe, E-Mails, Mahnungen und Zahlungen werden vorbereitet, nicht eigenmächtig versendet oder ausgelöst. Die letzte Entscheidung liegt immer bei Ihrem Team.
Jede automatische Aktion wird mit Zeitpunkt, Quelle und Ergebnis im Vorgang protokolliert. Sie sehen jederzeit, was das System wann und warum getan hat.
Datenbank und Dokumente bleiben lokal bei Ihnen. An die KI übermittelt wird nur der Inhalt, der gerade bearbeitet wird — nicht Ihr ganzes Archiv.
Zahlungen werden als Zahlungsdatei vorbereitet und von Ihnen im E-Banking ausgelöst. Die KI erhält keine Bank-Zugangsdaten.
Feste Lizenzen pro Benutzer statt offener Rechnung: Sie wissen vorher, was die KI pro Monat kostet.
Ihre Daten liegen in offenen Formaten, jede Routine ist dokumentiert. Das System gehört Ihnen — auch wenn Sie die Zusammenarbeit mit uns beenden.
Wir liefern keine Folien, die in der Schublade verschwinden. Wir gehen operativ ins Unternehmen, räumen auf, bauen die fehlenden digitalen Strukturen — und übergeben ein Unternehmen, das transparent, skalierbar und wertvoller ist.
Saubere Daten, tagesaktuelle Zahlen, eine ehrliche Übersicht über Kunden, Margen und Cashflow. Unstrukturierte Daten aus E-Mails, PDFs und Excel werden in saubere Systeme überführt. Die Basis jeder Entscheidung.
Posteingang, Rechnungsprüfung, Mahnwesen, Fristen, Berichte und Standardkommunikation laufen automatisch — KI-gestützt, mit menschlicher Freigabe an den entscheidenden Stellen. Je nach Umfang 20–50 % weniger administrative Last.
Mit sauberen Strukturen steigt der Unternehmenswert deutlich: Ein Unternehmen, das auch ohne den Inhaber funktioniert, ist übergabe- und verkaufsfähig — und erzielt entsprechend höhere Bewertungen.
Jede Phase baut auf der vorherigen auf. Die Reihenfolge ist Disziplin. Ein Projekt ist nach längstens drei Monaten abgeschlossen: Ein Komplettpaket deckt Phase 1 und die vereinbarten Routinen aus Phase 2 ab. Phase 3 ist kein Muss — sie folgt nur, wenn Sie danach weitergehen wollen.
Buchhaltung auf aktuellen Stand bringen, Datenquellen harmonisieren, tagesaktuelle Übersicht über Liquidität, offene Posten und Margen schaffen. Die zentrale Datenbank wird aufgebaut und die fünf Kanäle werden angeschlossen. Quick Wins werden sofort umgesetzt.
Wiederkehrende Aufgaben werden zu täglichen Routinen: Post-Verarbeitung, Fristen-Scan, Mahnwesen, Reporting, Standard-Kundenkommunikation. KI übernimmt, wo sie zuverlässig ist; Menschen entscheiden, wo Urteilsvermögen gefragt ist.
Auf der sauberen Basis wird weiterentwickelt: KI-gestützte Preisgestaltung, datenbasierte Vertriebssteuerung, vorausschauende Planung. Hier entsteht der zweite Wertsprung — und die Grundlage für Übergabe, Verkauf oder Wachstum.
Konkrete Routinen — die meisten laufen heute bereits täglich produktiv — und wie wir sie für Ihr Unternehmen einrichten.
Eingehende Briefpost wird von einem Scan-Dienst digitalisiert und landet automatisch in der Cloud. Jeden Morgen um 5 Uhr liest eine Routine alle neuen Dokumente: Rechnungen und Mahnungen werden erkannt, dem richtigen Unternehmen und Vorgang zugeordnet, in die Buchhaltung und die Aufgabenverwaltung eingetragen und revisionssicher archiviert.
Briefstapel, händisches Abtippen, verlegte Rechnungen, verpasste Zahlungsfristen und unnötige Mahngebühren.
Jeder Brief ist am Tag des Eingangs digital erfasst, zugeordnet und terminiert — ohne dass jemand einen Finger rührt.
Werktags um 7:30 Uhr durchsucht eine Routine alle Postfächer der letzten 24 Stunden — privat wie geschäftlich. Sie erkennt Zahlungs-, Antwort- und Abgabefristen, Terminvorschläge und Behördentermine, prüft auf Duplikate und trägt alles automatisch in die richtigen Kalender ein. Dazu gibt es jeden Morgen einen kompakten 7-Tage-Ausblick.
Fristen stehen irgendwo in E-Mails auf Seite 3. Wer im Urlaub ist, verpasst sie. Säumniszuschläge inklusive.
Jede Frist steht im Kalender, bevor der erste Kaffee kalt ist — mit Erinnerung und klarer Zuständigkeit.
WhatsApp-Eingänge werden triagiert: Wichtiges wird zu Aufgaben mit Antwortvorschlägen, Erledigtes wird archiviert. Eine tägliche Routine gleicht zudem den Kalender mit den Kontakten ab und bereitet z. B. persönliche Geburtstagsnachrichten vor — versendet wird erst nach Freigabe. Kundenpflege passiert damit zuverlässig, aber bleibt persönlich.
Hunderte ungelesene Chats, vergessene Zusagen, Kundenkontakte, die einschlafen.
Ein aufgeräumter Posteingang, dokumentierte Zusagen und Kunden, die sich an ihrem Geburtstag gesehen fühlen.
Ergebnisse aus Telefonaten und Besprechungen werden strukturiert erfasst und mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft. Braucht ein Vorgang ein formelles Schreiben, erstellt das System den fertigen Geschäftsbrief nach DIN 5008 — inklusive Briefkopf und Unterschrift — und versendet ihn nach Freigabe vollautomatisch als physische Post. Ohne Drucker, ohne Umschlag, ohne Gang zur Post.
„Das besprechen wir und dann schreibe ich Ihnen“ — zwei Wochen später ist der Brief immer noch nicht raus.
Gespräch beendet, Brief erstellt, freigegeben, versandt — am selben Tag, sauber dokumentiert im Vorgang.
Kontobewegungen kommen automatisch ins System — direkt über bLink, die Schnittstelle der Banken für Buchhaltungssoftware, oder als täglicher Kontoauszug (CAMT-Datei). Eine Routine gleicht sie jeden Morgen mit offenen Posten, Daueraufträgen, Lohnlauf und Verträgen ab und meldet sich von selbst, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht — zum Beispiel:
Und wer eine Frage hat, stellt sie einfach: «Zeig mir die Marge pro Kunde 2026.» Die Auswertung entsteht auf Zuruf — mit Ihren echten Zahlen.
Der Kontostand wird abends im E-Banking geprüft. Engpässe, verpasste Skonti und doppelte Belastungen fallen erst auf, wenn es zu spät ist.
Das System meldet sich mit einem konkreten Hinweis und einer vorbereiteten Massnahme — Sie entscheiden nur noch.
Jede davon ist einzeln buchbar — im Paket oder über ein Stundenkontingent.
Rechnungen aus Post und E-Mail werden gelesen, mit Bestellung bzw. Lieferschein abgeglichen, vorkontiert und als Buchungsvorschlag an Bexio, Abacus oder den Treuhänder übergeben. Skontofristen landen automatisch im Zahlungsplan.
Offene Posten werden täglich mit den Zahlungseingängen abgeglichen. Überfällige Rechnungen erhalten eine vorbereitete Zahlungserinnerung — freundlich beim Stammkunden, bestimmt beim Wiederholungsfall. Versand erst nach Freigabe.
Kontostand, erwartete Zahlungseingänge, fällige Rechnungen und Lohnlauf der nächsten 13 Wochen auf einer Seite — jeden Morgen aktuell. Engpässe sind Wochen vorher sichtbar, nicht erst am Monatsende.
Versicherungen, Leasing, Mietverträge, Software-Abos: Alle Verträge werden erfasst, Kündigungsfristen in den Kalender eingetragen und drei Monate vorher mit einer Entscheidungsvorlage gemeldet.
MWST-Abrechnung, AHV, Quellensteuer, Steuerrechnungen und Betreibungsamt: Behördenschreiben werden erkannt, Fristen gesetzt und die nötigen Unterlagen zusammengestellt, bevor es knapp wird.
Aus der Gesprächsnotiz (Telefon oder Plaud-Aufnahme) entsteht ein Offertentwurf nach Ihrer Vorlage und Preisliste. Sie prüfen, passen an und versenden — statt abends am Schreibtisch neu anzufangen.
Wir arbeiten für inhabergeführte KMU. Manche wollen ein klar umrissenes Paket zum Festpreis, andere punktuelle Unterstützung, wieder andere einen Partner, der unternehmerisch mitträgt. Für alle drei Fälle gibt es ein faires, transparentes Modell.
Für inhabergeführte KMU: Sie wählen, wie verbindlich und wie weit die Zusammenarbeit gehen soll. Zuerst rechnen wir gemeinsam aus, was Sie die Verwaltung heute kostet — und was Sie einsparen.
Tragen Sie grob ein, wie viel Zeit in Post, E-Mails, Ablage, Rechnungen und Fristen fliesst. Schätzungen genügen.
Voraussetzung für das System: Alle relevanten Unterlagen liegen digital vor. Wie ist das bei Ihnen heute?
Grösse und Anzahl Benutzer bestimmen Aufwand und Lizenzen.
Die zentrale Datenbank ist immer enthalten. Welche Kanäle sollen einfliessen?
Tägliche KI-Läufe, die echte Arbeit erledigen — mit Freigabe an den entscheidenden Stellen. Hier entsteht die Einsparung.
Alles aus einer Hand — oder Sie kaufen selbst und wir richten es ein. Das System gehört in beiden Fällen Ihnen.
Halbtägige Workshops vor Ort oder per Video, Betreuung im Betrieb.
Ideal für einzelne Vorhaben, z. B. eine Routine einrichten, Ablage aufräumen oder eine bestehende Lösung verbessern. Je grösser das Kontingent, desto tiefer der Stundensatz. Gültig 12 Monate, Abrechnung im 15-Minuten-Takt.
Unverbindlich — hilft uns, das Erstgespräch vorzubereiten.
Hier verdienen wir am Ergebnis mit — deshalb prüfen wir vorher gründlich. Ohne vertiefte Prüfung gibt es kein Angebot.
Grobe Angaben genügen; alles weitere unter Vertraulichkeitsvereinbarung.
Nicht jedes Unternehmen will gleich ein Projekt starten. Zwei Wege, die sich leicht entscheiden lassen: in wenigen Tagen Klarheit schaffen — oder unser System im Abo nutzen, ohne bei Ihnen etwas zu installieren.
Beauftragen Sie innert drei Monaten ein Interims- oder Krisenmandat, rechnen wir den Check voll an.
Klarheits-Check anfragen| bis 5 Benutzer | CHF 790 / Mt. |
| bis 12 Benutzer | CHF 1'190 / Mt. |
| bis 25 Benutzer | CHF 1'890 / Mt. |
| Premium-Lizenz (5-fache KI-Nutzung) | + CHF 150 / Benutzer |
zzgl. MwSt. · zusätzliche KI-Kapazität bei Bedarf zum Selbstkostenpreis · Einrichtung einmalig nach Paketumfang · Mindestlaufzeit 12 Monate, danach monatlich kündbar · mit Vertrag zur Auftragsbearbeitung
System-Abo anfragenLiquiditätsengpass, Mahnungen, Betreibungen, eine Bank, die nervös wird: In solchen Situationen fehlt meist nicht der Wille, sondern die Übersicht. Wir bringen Erfahrung im Umgang mit Krisen mit — und dieselben Werkzeuge, die im Normalbetrieb Arbeit abnehmen.
Alle offenen Briefe, Forderungen, Gläubiger, Betreibungen und Fristen werden erfasst und in einer Liste geordnet: Was ist wie hoch, was ist wann fällig, was ist bereits bezahlt oder strittig.
Ein 13-Wochen-Liquiditätsplan zeigt, was tragbar ist. Daraus folgt die Reihenfolge: Fristen mit Rechtsfolgen zuerst, dann Gläubiger mit dem grössten Hebel.
Vorbereitete Vergleichsangebote, Stundungsgesuche und Rückzugsbegehren für Betreibungen; saubere Kommunikation mit Bank, Treuhand und Behörden. Jeder Schritt dokumentiert, keine Frist verpasst.
Diskret, ohne Vorwürfe und mit einem klaren Plan — damit Sie wieder unternehmerisch handeln können.
Fehlt in der Krise zusätzlich jemand, der die Führung übernimmt? Dann verbinden wir die Krisenbegleitung mit unserem Interims-Management — Sie bekommen Führung auf Zeit und ein System, das danach weiterläuft.
Die Geschäftsführung fällt aus, die Finanzleitung kündigt, eine Umstellung oder Restrukturierung braucht jemanden, der Verantwortung übernimmt — kurzfristig und auf Zeit. Wir übernehmen die Führung oder kaufmännische Leitung für einige Monate, stabilisieren den Betrieb und übergeben geordnet.
Nach einem vertraulichen Gespräch klären wir Mandat, Ziele und Dauer — und legen los. Keine lange Einarbeitung: KMU-Strukturen, Treuhand, Banken und Behörden kennen wir aus eigener Unternehmerpraxis.
Interimistische Geschäftsführung, kaufmännische Leitung oder Projektleitung für Nachfolge, Restrukturierung oder Systemwechsel — mit klarem Auftrag, messbaren Zielen und regelmässigem Reporting an Inhaber oder Verwaltungsrat.
Abläufe, Zahlen und Entscheidungen werden laufend dokumentiert — auf Wunsch direkt im zentralen System. So übernimmt die Nachfolge oder das bestehende Team nahtlos, ohne Wissensverlust.
Der Unterschied liegt darin, wer danach die Arbeit macht: Wir mit Ihnen — oder Ihr Team selbst.
Führung auf Zeit, kaufmännische Leitung oder Projektleitung — klassisch, ohne KI-System. Für Unternehmen, die eine Lücke schliessen und ihre Abläufe vorerst nicht ändern wollen.
Kombinierbar: sofort auf unserem System starten, parallel bei Ihnen installieren und zum Mandatsende alles in Ihr System übernehmen.
Wir installieren das System bei Ihnen, übernehmen Ihre Daten, richten Kanäle und Routinen ein und schulen Ihr Team, bis es selbstständig damit arbeitet. Das Tagesgeschäft bleibt in Ihrer Hand.
Erfahrung statt Einarbeitung — und ein Ende, das von Anfang an geplant ist.
Bank, Rechnungswesen, Immobilien, eigene Unternehmen — und Erfahrung im Umgang mit Krisen.
Hinter der Synergist AG steht über 15 Jahre Erfahrung im Schweizer Bankwesen — in Datenqualität, Abstimmungen, Rechnungslegung und Projektsteuerung, unter anderem im Umfeld der Geschäftsleitung — sowie mehr als ein Jahrzehnt als Unternehmer in der Immobilienwirtschaft in der Schweiz und in Deutschland.
Das System, das wir einrichten, ist zuerst für den eigenen Betrieb entstanden: mehrere Firmen, Postfächer und hunderte Vorgänge, in Wachstums- wie in Krisenphasen. Was dort täglich funktioniert, bauen wir bei Ihnen auf — angepasst an Ihre Abläufe.
60 Minuten. Kostenfrei. Ohne Verpflichtung. Wir hören zu, stellen die richtigen Fragen und geben Ihnen eine erste ehrliche Einschätzung, wo Ihr Unternehmen heute steht — und welche Hebel realistisch sind.
Synergist AG
(in Gründung)
Schweiz
E-Mail:
info@synergist.ag
Wir antworten persönlich — nicht aus einem Standardbaukasten. In der Regel innerhalb eines Werktags.